Mindestens einmal im Jahr muss vom Verwalter eine Wohnungseigentümerversammlung einberufen werden (§ 24 Abs. 1 WEG). Außerdem ist eine Versammlung einzuberufen, wenn ein Viertel der Wohnungseigentümer dies schriftlich unter Angabe der Gründe verlangt (§ 24 Abs. 2 WEG).

Weitere Gründe für die Einberufung einer Wohnungseigentümerversammlung können sich aus der Teilungserklärung ergeben. Schließlich ist eine Versammlung dann einzuberufen, wenn sie zur ordnungsgemäßen Verwaltung des Gemeinschaftseigentums erforderlich ist, z.B. weil es an einem Verwalter fehlt oder dringende Reparaturmaßnahmen durchgeführt werden müssen. In solchen Fällen kann auch jeder einzelne Eigentümer die Einberufung verlangen.

Allerdings ist grundsätzlich nur der Verwalter berechtigt, die Einberufung einer Eigentümerversammlung vorzunehmen. Weigert sich der Verwalter, die Versammlung einzuberufen, oder ist gar kein Verwalter vorhanden, darf auch der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder sein Stellvertreter die Versammlung einberufen. Ein einzelner Wohnungseigentümer ist dagegen nicht berechtigt, eine Versammlung einzuberufen. Er muss sich zunächst durch das Amtsgericht zur Einberufung ermächtigen lassen. Das gilt auch dann, wenn weder ein Verwalter noch ein Verwaltungsbeirat vorhanden sind.

Die Einberufung muss in Textform mit einer Frist von zwei Wochen erfolgen (§ 24 Abs. 4 WEG). Eine Ausnahme von der Zweiwochenfrist ist nur bei besonderer Dringlichkeit erlaubt. Ort und Zeit der Versammlung müssen für die Wohnungseigentümer erreichbar und zumutbar sein. Außerdem muss aus der Einladung ersichtlich sein, wer die Versammlung einberuft.

In der Einladung muss mindestens in Form einer Tagesordnung angegeben werden, zu welchen Gegenständen in der Versammlung Beschlüsse gefasst werden sollen. Andernfalls sind die fraglichen Beschlüsse anfechtbar (§ 23 Abs. 2 WEG). Generell gilt: Je größer die Bedeutung eines Beschlussgegenstandes ist und je geringer der Wissensstand der Wohnungseigentümer, umso genauer ist der jeweilige Tagesordnungspunkt in der Einladung zu erläutern (OLG München, Az. 34 Wx 49/06, 34 Wx 049/06).

Die Versammlung ist grundsätzlich nichtöffentlich. Das muss auch bei der Wahl des Versammlungsortes berücksichtigt werden. Gäste dürfen in der Regel nur teilnehmen, wenn dies die Teilungserklärung oder ein Geschäftsordnungsbeschluss der Eigentümerversammlung erlaubt. Ein einzelner Wohnungseigentümer kann einen Vertreter entsenden. Allerdings kann auch dieses Recht in der Teilungserklärung eingeschränkt sein. Beschlüsse, die unter Missachtung der Nichtöffentlichkeit gefasst werden, sind anfechtbar.

Über die Versammlung ist ein Protokoll zu führen, das wenigstens deren Ergebnisse und Beschlüsse festhält. Es ist von dem Versammlungsleiter, einem Wohnungseigentümer und – wenn vorhanden – auch vom Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder dessen Stellvertreter zu unterschreiben (§ 24 Abs. 6 WEG). Der Verwalter ist gesetzlich nicht verpflichtet, das Protokoll an die einzelnen Wohnungseigentümer zu versenden. Die Eigentümer haben (nur) ein Einsichtsrecht.