Die Wohnungseigentümergemeinschaft trifft ihre Verwaltungsentscheidungen durch Beschlüsse, die in aller Regel in Eigentümerversammlungen gefasst werden. Voraussetzung einer wirksamen Beschlussfassung ist, dass die Eigentümergemeinschaft die entsprechende Beschlusskompetenz besitzt; andernfalls wäre ein dennoch gefasster Beschluss nichtig. Beispielsweise können durch Mehrheitsbeschluss keine Sondernutzungsrechte errichtet werden.

Die Beschlussthemen müssen in der Einladung zur Eigentümerversammlung so genau bezeichnet sein, dass die einzelnen Wohnungseigentümer sich ausreichend auf die Beschlussgegenstände vorbereiten können und vor Überraschungen geschützt sind. Generell gilt: Je komplizierter die Angelegenheit und je geringer der Wissensstand der Eigentümer ist, um so genauer müssen die Angaben hierzu in der Einladung sein (OLG München, Az. 34 Wx 49/06).

Für die in der Eigentümerversammlung zu fassenden Beschlüsse gilt in der Regel das Mehrheitsprinzip (§ 21 Abs. 3 WEG). Wenn in der Teilungserklärung oder durch andere Vereinbarung nichts geregelt ist, gilt dabei das Kopfprinzip, so dass jeder Eigentümer eine (gleichwertige) Stimme hat. Meistens sieht die Teilungserklärung aber abweichend das sog. Wertprinzip vor, das an die innegehaltenen Miteigentumsanteile anknüpft. Ein weiteres mögliches Mehrheitsprinzip ist das sog. Objektprinzip (eine Stimme pro Sondereigentumseinheit).

Für bestimmte Fälle kann allerdings in der Teilungserklärung oder im Gesetz eine sog. qualifizierte Mehrheit vorgeschrieben sein, z. B. für Modernisierungsmaßnahmen (§ 22 Abs. 2 WEG). Beschlüsse, die außerhalb von Versammlungen im sog. schriftlichen Verfahren gefasst werden sollen, bedürfen grundsätzlich der Einstimmigkeit (§ 23 Abs. 3 WEG).

Auf der Wohnungseigentümerversammlung gefasste Beschlüsse werden erst wirksam, wenn der Versammlungsleiter das Beschlussergebnis festgestellt und bekannt gegeben hat. Die Bekanntgabe wirkt konstitutiv: Ein fälschlicherweise (trotz fehlender Mehrheit) als angenommen verkündeter Beschluss ist wirksam und wird bestandskräftig, wenn er nicht angefochten wird, und umgekehrt.

Der Verwalter muss die gefassten Beschlüsse in eine detaillierte und chronologische Beschlusssammlung aufnehmen (§ 24 Abs. 7, 8 WEG). Ein Verstoß hiergegen rechtfertigt regelmäßig eine außerordentliche Abberufung des Verwalters (§ 26 Abs. 1 S. 4 WEG).

Wenn ein fehlerhafter Beschluss nicht innerhalb einer Frist von einem Monat gerichtlich angefochten wird, bleibt er dauerhaft wirksam, auch wenn er nicht ordnungsgemäßer Verwaltung entspricht. Die Anfechtungsfrist beginnt bereits mit dem Tag der Versammlung, auch wenn die Wohnungseigentümer das Versammlungsprotokoll viel später oder überhaupt nicht erhalten. Hiervon ausgenommen sind nur nichtige Beschlüsse. Wirksame Beschlüsse binden alle Wohnungseigentümer, unabhängig von ihrem Abstimmungsverhalten und unabhängig davon, ob sie bei der Beschlussfassung schon Mitglieder der Wohnungseigentümergemeinschaft waren.