Instandhaltung und Instandsetzung betreffen Maßnahmen, die dazu dienen, das gemeinschaftliche Eigentum in einem Zustand zu erhalten oder einen Zustand wieder herzustellen, der dem vereinbarten „Sollzustand“ gemäß der Teilungserklärung entspricht.

Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen obliegen der Wohnungseigentümergemeinschaft, auch wenn dem Verwalter die eigenständige Aufgabe zugewiesen ist, die für die ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung erforderlichen Maßnahmen zu treffen (§ 27 Ab 1 Ziff. 2 WEG). Die Maßnahmen des Verwalters erschöpfen sich nämlich in der Regel in der Feststellung der Mängel, Unterrichtung der Wohnungseigentümer und Vorbereitung zweckdienlicher Beschlüsse.

Instandhaltung und Instandsetzung sind Verwaltungsmaßnahmen i. S. d. § 21 WEG, die mit einfacher Stimmenmehrheit – ggf. auch gegen den Willen von betroffenen Eigentümern beschlossen werden können. Das einfache Mehrheitsprinzip gilt sogar für sog. modernisierende Instandsetzungen, wenn also eine erforderliche Instandsetzung mit einer Verbesserung des Standards verbunden ist (§ 22 Abs. 3 i. V. m. § 21 Abs. 3 u. 4 WEG). Beispiele: Austausch defekter Fenster gegen moderne Isolierglasfenster; Einbau einer modernen Brennwerttherme nach dem Defekt des alten Heizkessels.

Tritt ein Mangel am Gemeinschaftseigentum auf, kann die Instandsetzung von jedem einzelnen Eigentümer verlangt werden, denn nur dies entspricht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Verwaltung (§ 21 Abs. 4 i. V. m. Abs. 5 Ziff. 2 WEG). Fasst die Gemeinschaft keinen entsprechenden Beschluss, dann ist der Instandsetzungsanspruch auch gerichtlich einklagbar.

Wenn nichts anderes vereinbart ist, tragen die Wohnungseigentümer die Kosten für Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen im Verhältnis ihrer Miteigentumsanteile, § 16 Abs. 2 WEG. Sie können aber im Einzelfall und unter bestimmten Voraussetzungen auch durch Mehrheitsbeschluss von der üblichen Kostenverteilung abweichen, wofür allerdings eine sog. qualifizierte Mehrheit nötig ist (§ 16 Abs. 4 WEG).

Gleichzeitig mit dem Beschluss über eine Instandsetzungsmaßnahme sollten die Wohnungseigentümer regelmäßig auch darüber entscheiden, wie die Kosten aufgebracht werden sollen, etwa durch Entnahme aus der Instandhaltungsrücklage oder durch eine Sonderumlage. Nach der herrschenden Rechtsprechung sind Beschlüsse über umfangreichere Baumaßnahmen wegen des Verstoßes gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Verwaltung anfechtbar, wenn die Gemeinschaft keinen Beschluss über deren Finanzierung fasst.

Die Kosten für Instandsetzungen und Instandhaltungen können Eigentümer vermieteter Wohnungen in der Regel nicht auf ihre Mieter umlegen, weil es sich nicht um Betriebskosten i. S. d. § 556 BGB handelt.