Die Bestellung des Verwalters (durch Teilungserklärung bzw. Beschluss) sollte nicht mit dem Abschluss des Verwaltervertrages (Vertrag zwischen Verwalter und Eigentümergemeinschaft) verwechselt werden.

Bei der Entstehung der Wohnungseigentümergemeinschaft kann der erste Verwalter durch die Teilungserklärung bestimmt werden. Dessen Amtszeit ist allerdings auf 3 Jahre beschränkt.

Später wird der Verwalter grundsätzlich durch Mehrheitsbeschluss bestellt. Eine Wiederwahl des Verwalters ist zulässig. Die Bestellungszeit darf jeweils höchstens 5 Jahre betragen.

Parallel zu der Bestellung schließt die Eigentümergemeinschaft in der Regel mit dem Verwalter einen Vertrag, der seine Rechte und Pflichten und seine Vergütung regelt. Der Abschluss eines solchen Vertrages ist aber nicht zwingende Voraussetzung für die Verwalterstellung, der Bestellungsbeschluss (bzw. seine Bestimmung in der Teilungserklärung) dagegen schon.

Auch die Vereinbarung einer Verwaltervergütung ist keineswegs zwingend. Gerade in kleinen Wohnungseigentümergemeinschaften kommt es immer wieder vor, dass einer der Wohnungseigentümer des Verwalteramt „ehrenamtlich“ übernimmt.

In der Praxis kommt aber häufiger die Bestellung einer professionellen Hausverwaltung vor, die in der Regel das Verwalteramt nur gegen Entgelt übernimmt. Der Vergütungsanspruch des Verwalters richtet sich gegen die Gemeinschaft, da diese auch mit ihm den Verwaltervertrag schließt.

Üblich ist die Vereinbarung einer pauschalen Grundvergütung pro Monat und pro Eigentumseinheit, daneben häufig noch von Sondervergütungen für ungewöhnliche Tätigkeiten, z. B. die Durchführung außerordetlicher Eigentümerversammlungen, die Baubetreuung o. ä. Die Vergütung des Verwalters gehört zu den „Kosten der sonstigen Verwaltung“, die – wenn nichts anderes vereinbart ist – gem. § 16 Abs. 2 WEG entsprechend der Größe der Miteigentumsanteile auf die Wohnungseigentümer zu verteilen ist. In der Regel ist aber vereinbart, dass die pro Einheit anfallenden Entgelte auch direkt auf diese Einheiten umgelegt werden.