Der Verwalter ist weder umfassender Vertreter noch „Geschäftsführer“ der Eigentümergemeinschaft. Entgegen einer verbreiteten Meinung kann er deshalb auch abgesehen von den im Verwaltervertrag bzw. im Gesetz geregelten Fällen nicht uneingeschränkt im Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft handeln bzw. Erklärungen abgeben. Ihm sind aber vom Wohnungseigentumsgesetz eine Reihe von Rechten zugewiesen, die auch nicht durch eine Vereinbarung eingeschränkt werden dürfen.

Dem Verwalter stehen bestimmte Befugnisse zu. Einerseits gegenüber allen Wohnungseigentümern als Einzelpersonen (vgl. § 27 Abs. 2 WEG), andererseits gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft als Verband (vgl. § 27 Abs. 3 WEG). Dazwischen sollte jeweils feinsinnig unterschieden werden, auch wenn sich die jeweiligen Befugnisse oft ähneln.

Gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft hat der Verwalter nicht nur die Pflicht, sondern auch das Recht, Notmaßnahmen zur Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums zu ergreifen. Er darf für die Gemeinschaft Konten führen, Gelder anfordern, annehmen und weiterleiten und alle mit der laufenden Verwaltung zusammenhängende Zahlungen an oder durch die Gemeinschaft entgegennehmen bzw. bewirken (§ 27 Abs. 3 Ziff. 4 i. V. m. Abs. 1 WEG).

Der WEG-Verwalter darf gerichtliche Passivprozesse führen, also für die Verteidigung gegen eine Klage sorgen, und zwar sowohl für die (Mehrheit der) Wohnungseigentümer, z. B. bei der Abwehr einer gegen alle übrigen Wohnungseigentümer gerichteten Anfechtungsklage, als auch für die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer als Verband, z. B. bei der Abwehr einer gegen diesen gerichteten Zahlungsklage. Hierfür darf er u. a. einen Rechtsanwalt beauftragen und mit diesem sogar eine Vereinbarung über die Gebührenabrechnung nach einem höheren Streitwert treffen (§ 27 Abs. 2 Ziff. 2 u. 4, Abs. 3 Ziff. 2 u. 6 WEG).

Der Verwalter ist Empfangs- und Zustellungsvertreter der Wohnungseigentümer für alle Willenserklärungen bzw. Zustellungen, die an alle Wohnungseigentümer in dieser Eigenschaft gerichtet sind (§ 27 Abs. 2 Ziff. 1 WEG). Im Prozess wird hiervon nur dann eine Ausnahme gemacht, wenn er in der Sache befangen ist (§ 45 Abs. 1 WEG). Für diesen Fall sollte es einen Ersatzzustellungsvertreter geben. Für die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ist der Verwalter dagegen uneingeschränkt empfangs- und zustellungsbevollmächtigt.

Einen Aktivprozess für die Wohnungseigentümergemeinschaft (z. B. eine Wohngeldklage gegen einen säumigen Eigentümer) darf der Verwalter dagegen nur führen, wenn er hierzu gesondert ermächtigt wurde (§ 27 Abs. Ziff. 7 WEG; vgl. auch § 27 Abs. 2 Ziff 3 WEG, die aber kaum noch einen eigenen Anwendungsbereich hat). Eine solche Ermächtigung erfolgt durch Eigentümerbeschluss, kann aber auch bereits für festgelegte Fälle im Verwaltervertrag enthalten sein.

Damit der WEG-Verwalter seine Befugnisse, für die Wohnungseigentümergemeinschaft zu handeln, nachweisen kann, hat er das Recht, von den Wohnungseigentümern die Ausstellung einer Vollmachts- und Ermächtigungsurkunde zu verlangen (§ 27 Abs. 6 WEG).