Grundsätzlich setzt sich die Jahresabrechnung aus der Gesamtabrechnung, die die Wohnungseigentümergemeinschaft als ganze betrifft, und den die einzelnen Wohnungseigentümer betreffenden Einzelabrechnungen zusammen. Die Einzelabrechnungen haben vor allem den Zweck, für jeden Eigentümer festzulegen, wieviel er aus dem Abrechnungszeitraum der Gemeinschaft noch schuldet oder von ihr als Guthaben beanspruchen kann.

Die Jahresabrechnung ist eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Es handelt sich weder um eine handelsrechtliche Bilanz noch um eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung. In ihr sind grundsätzlich alle Zahlungen, die die Gemeinschaft in dem betreffenden Wirtschaftjahr erhalten hat (Einnahmen) und alle Zahlungen, die die Gemeinschaft im selben Zeitraum getätigt hat (Ausgaben) darzustellen (Zu-/Abflussprinzip).

Einzige Ausnahme von diesem Zu- und Abflussprinzip bildet die Heizkostenabrechnung. Hier ist zu unterscheiden: In der Gesamtabrechnung gilt wie bei allen anderen Kosten das Abflussprinzip, es sind also alle tatsächlichen Zahlungen zu berücksichtigen. In den Einzelabrechnungen gilt dagegen wegen des zwingend anzuwendenden § 7 Abs. 2 Heizkostenverordnung das sog. Leistungsprinzip. Es sind dort die Kosten des im Abrechnungszeitraum verbrauchten Brennstoffs zu verteilen. Die Diskrepanz zwischen den Gesamtkosten in der Gesamtabrechnung und denen in den Einzelabrechnungen muss der Verwalter verständlich erläutern (BGH, Urt. v. 17.2.2012, V ZR 251/10).

Außerdem muss die Jahresabrechnung darstellen, wie sich die Bankkonten der Gemeinschaft im Abrechnungszeitraum entwickelt haben. Es ist also mindestens der Anfangs- und der Schlussstand der jeweiligen Bankkonten anzugeben. Dies stellt zugleich eine gute Kontrollmöglichkeit dar, denn bei einer korrekten Abrechnung muss das Saldo der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit der Differenz übereinstimmen, die der Kontenendbestand zum Kontenanfangsbestand aufweist.

Schließlich ist in der Abrechnung die Entwicklung der Instandhaltungsrücklage darzustellen. Auch hier muss nachvollziehbar sein, welchen Stand sie zu Beginn des Wirtschaftsjahres hatte, welche Zahlungen von den Eigentümern auf die Rücklage geleistet und in welcher Höhe Aufwendungen aus der Rücklage finanziert wurden, welche Zinsen ggf. erwirtschaftet wurden und welche Höhe die Rücklage am Jahresende erreicht hat.

Falsch ist es, in der Abrechnnung anstelle der tatsächlichen Zahlungen der Wohnungseigentümer die Sollzahlungen darzustellen. Schließlich soll die Abrechnung den Eigentümern ein möglichst realistisches Bild von der Liquiditätslage der Gemeinschaft geben. Die Eigentümer können aber durch Vereinbarung regeln, dass auch die offenen Forderungen dargestellt werden sollen.

Ebenso falsch ist die noch vor Kurzem verbreitete Praxis, eine „Zuführung zur Instandhaltungsrücklage“ in der Hausgeldabrechnung aus buchhalterischen Gründen als Ausgabe darzustellen, um die Zahlungen der Eigentümer um den hierin enthaltenen Betrag der Instandhaltungsrücklage zu bereinigen. Die Übertragung des Betrages von einem auf das andere Buchungs- oder auch Bankkonto der Gemeinschaft stellt keine Ausgabe, sondern nur eine interne Verrechnung dar.