Gemäß § 28 Abs. 4 WEG können die Wohnungseigentümer durch Mehrheitsbeschluss jederzeit vom Verwalter Rechnungslegung verlangen.

Eine Rechnungslegung beinhaltet eine übersichtliche Gegenüberstellung aller im laufenden Wirtschaftsjahr bis zum Rechnungslegungszeitpunkt angefallenen Einnahmen und Ausgaben der Eigentümergemeinschaft, außerdem Angaben zum aktuellen Stand der Bankkonten und eventueller Kassen sowie über die Entwicklung der Instandhaltungsrücklage im fraglichen Zeitraum. Damit unterliegt die Rechnungslegung den gleichen Prinzipien wie die Jahresgesamtabrechnung (ohne Einzelanrechnungen).

Der Beschluss über eine unterjährige Rechnungslegung setzt keinen besonderen Anlass voraus. Der Verwalter kann sich dagegen also nicht mit dem Argument wehren, seine Tätigkeit habe keinen Grund zu Beschwerden oder zu einer zusätzlichen Kontrolle gegeben.

Empfehlenswert ist ein Rechnungslegungsbeschluss in aller Regel bei einem Verwalterwechsel. Denn der neue Verwalter muss aufgrund des Fälligkeitsprinzips fast immer auch noch Zeiträume abrechnen, in denen noch der alte Verwalter zuständig war. Durch einen (rechtzeitigen) Rechnungslegungsbeschluss kann sich die Eigentümergmeinschaft gegenüber dem alten Verwalter einen Anspruch auf Vorlage eines Zahlenwerkes sichern, das inhaltlich einer Gesamtabrechnung zum Stichtag des Verwalterwechsels entspricht, und auf welches der neue Verwalter aufbauen kann.

Der Verwaltungsbeirat – soweit einer existiert – ist berechtigt und verpflichtet, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnungen, Rechnungslegungen und eventuelle Kostenvoranschläge zu prüfen und mit einer Stellungnahme zu versehen. Näheres hierzu unter 4.6 Aufgaben des Verwaltungsbeirats.

Schließlich hat jeder Wohnungseigentümer das Recht, jederzeit beim Verwalter eine Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen zu nehmen. Dies bietet sich insbesondere nach Vorlage der Jahresabrechnung durch den Verwalter und vor deren Beschlussfassung an, wenn  kein Verwaltungsbeirat existiert oder sich der Wohnungseigentümer ein eigenes Bild von den Abrechnungsunterlagen machen will. Das Einsichtsrecht besteht aber nicht nur im zeitlichen Zusammenhang mit der Jahresabrechnung und ist auch nicht nur auf Abrechnungsunterlagen beschränkt.

Die Einsichtnahme hat der Verwalter in seinen Geschäftsräumen zu gewähren,  es sei denn, diese befinden sich in unzumutbarer Entfernung von der Wohnungseigentumsanlage. Dann muss der Verwalter dem Wohnungseigentümer auf Verlangen eine Einsichtnahme in seine Unterlagen am Ort des Eigentumsobjektes ermöglichen. Der Verwalter ist allerdings nicht verpflichtet, etwa Kopien aller Unterlagen an den Eigentümer zu übersenden. Auf Verlangen muss er dem Eigentümer aber bei dessen Einsichtnahme in die Unterlagen gegen Kostenerstattung Kopien überlassen.